2.選擇具體的硬件設備

在確定了計算機硬件構成模式后，硬件配置的下一步是選擇具體的硬件設備。

計算機是會計電算化系統硬件中最關鍵的部分，選購時主要考慮CPU、硬盤和內存。在選擇計算機時既要考慮能滿足所選會計軟件的要求，也要考慮會計電算化系統升級的要求。

除計算機外，會計電算化系統要選配的其他硬件包括打印機、網絡設置、電源設備等。

二、配置軟件

軟件是控制和管理計算機完成各項工作的集合，會計電算化信息系統需要配置的軟件包括系統軟件和應用軟件。

1.系統軟件的配置

會計軟件必須在系統軟件的支持下才能運行。支持會計軟件運行的系統軟件主要包括操作系統、數據庫管理系統等。系統軟件的選擇對會計軟件的應用影響甚大，從目前情況看，國內會計軟件的用戶主要以Windows環境為主；數據庫管理系統選擇時，單機用戶一般選用FoxBase、Paradox、FoxPro、Access等小型的桌面數據庫，網絡用戶一般選用Sybase、Oracle、SQL Server、DB2、Informix等SQL數據庫系統。

2.應用軟件的配置

應用軟件是為了解決某些具體的、實際的問題而開發和研制的各種程序。會計軟件就是一種應用軟件。會計軟件是指專門用于完成會計工作的計算機軟件，會計人員利用會計軟件完成會計核算、財務分析以及預測、決策等工作。

會計軟件按不同的標準，可以劃分為不同的類型。按照提供信息的層次劃分可分為核算型會計軟件、管理型會計軟件和決策型會計軟件；按照適用范圍劃分可分為通用會計軟件和定點開發會計軟件；按照是否在軟件市場上銷售劃分可分為商品化會計軟件和非商品化會計軟件；按照所需計算機環境劃分可分為單用戶會計軟件、多用戶（網絡）會計軟件。

會計軟件的取得方式一般有自行開發、委托開發、購買商品化會計軟件幾種，此外，還有聯合開發或購買與二次開發相結合等方式。

在會計電算化初期或會計業務比較簡單的企事業單位（小型企業和行政事業單位）應選擇以通用會計軟件為主的應用軟件。

一般大中型企事業單位待會計電算化工作深入后，通用會計軟件不能完全滿足其各種特殊的核算與管理要求時，可根據實際工作需要，結合通用會計軟件定點開發部門配套的模塊，選擇通用會計軟件與定點開發會計軟件相結合的方式。

3.選購會計軟件應注意的主要問題

我國企事業單位為實現會計電算化多選擇商品化會計軟件，選擇商品化會計軟件應注意下列問題。

（1）選擇通過財政部門評審的商品化會計軟件。財政部1994年頒布的《會計電算化管理辦法》規定，在我國境內銷售的商品化會計核算軟件應當經過評審。商品化會計核算軟件的評審工作由省、市、自治區、直轄市財政廳（局）或者財政部組織。通過評審的商品化會計核算軟件，由組織評審的部門核發財政部統一印制的《商品化會計核算軟件評審合格證》，取得《商品化會計核算軟件評審合格證》的商品化會計核算軟件，在國內的銷售不受地區限制。只有經過財政部門評審的會計軟件才能替代手工記賬。因此在選擇會計軟件時，應看其是否通過了省級以上財政部門的評審，即考察商品化會計軟件的合法性。

（2）選擇技術指標能夠滿足需要的會計軟件。開展會計電算化的企事業單位在選擇商品化會計軟件時，應注意軟件是否與其計算機相匹配。目前我國開展會計電算化的企事業單位多以微型計算機為主，有國外的品牌機、兼容機；有國內的品牌機，也有選用小型機的。打印機對開展會計電算化來說，是必不可缺的輸出設備。會計賬簿報表種類繁多，有的報表尺寸很寬，因此在選擇打印機時，應注意打印機的打印速度和打印寬度必須達到自己單位的需求。

目前國內的會計軟件多是在中文版Windows平臺上開發的。網絡環境下使用的會計軟件需要網絡操作系統的支持，當前網絡版會計軟件主要采用Windows NT網絡操作系統。隨著會計軟件的不斷更新，越來越需要大型數據庫技術支持，目前常用的大型數據庫管理系統有SQL Server、Oracle等。

（3）選擇功能能夠充分滿足和保證企業單位特殊需求的會計軟件。

① 要與會計軟件的行業背景及特點相適應。每一種商品化會計軟件的行業背景不盡相同，都是基于某一行業開發出來的。而且每一種商品化會計軟件的通用性都不盡相同，有的能夠適用于多個行業，有的只適用于一個行業。因此在選擇會計軟件時，需要充分考慮這些問題。

② 要滿足單位會計核算的特殊需求。同一行業的不同單位各自具有不同的特點，如經營規模、組織架構等都不盡相同，因此會計核算的需求也就不同。規模大的企業單位會計工作分工一般比較細，往往采用分級核算的方式；規模小的企業單位會計工作分工相對較粗，往往采用集中核算的方式。成熟的會計軟件在設計時是應該考慮到這些問題的，因此單位在選擇會計軟件時，應注意要選擇能夠滿足自身特殊需求的會計軟件。

（4）選擇售后服務質量高的會計軟件。各企事業單位在選擇商品化會計軟件時，必須考慮的重要問題之一就是售后服務質量。服務質量高，是正常開展會計電算化工作的保障條件，售后服務主要包括下列內容。

① 用戶培訓。目前我國企事業單位會計人員的計算機知識沒有會計知識掌握得好，在開展會計電算化之初必須進行培訓。

② 使用過程中的故障排除。對于會計軟件在運行過程中出現的故障一般依靠會計軟件開發提供商來解決。

③ 會計軟件的二次開發。有些單位在購買會計軟件后，由于會計軟件不能滿足其特殊需求，需要對會計軟件進行二次開發，這項工作必須由雙方共同完成。

（5）會計軟件版本的升級。選擇會計軟件時，還要注意會計軟件開發商是否具有發展能力。一個有發展能力的軟件公司會考慮客戶未來的需求，針對現有版本的會計軟件進行不斷的升級更新。

三、配備人員

建設會計電算化信息系統，人才是關鍵。只有合理地設置會計電算化工作崗位，會計人員普遍掌握會計電算化的基礎知識和操作技能，建設會計電算化信息系統才能有保障。

1.合理設置會計電算化崗位，明確崗位工作職責

（1）會計電算化工作崗位可分為會計基本崗位和會計電算化崗位。

① 會計基本崗位，主要包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等崗位，各崗位的從業條件、業務范圍和管理制度與手工會計信息系統相同，只是其中的工作方式、方法有所調整和變化。

② 會計電算化崗位，是對設計、管理、操作、維護計算機及會計軟件系統工作崗位的統稱，主要包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。

會計基本崗位和會計電算化崗位，可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員保持穩定。中小型單位和使用小規模會計電算化系統的單位，可根據本單位的實際情況，設置一人多崗。

（2）會計電算化工作崗位職責主要包括以下幾個方面。

① 電算化主管。負責協調計算機及會計軟件系統的建立與運行、財務數據系統安全等工作。采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，一般由會計主管兼任。

② 軟件操作。嚴格按照會計軟件的使用說明和要求進行軟件操作，負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，進行部分會計數據處理工作，一般由會計基本崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

③ 審核記賬。負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。一般可由會計主管兼任此崗。

④ 電算維護。負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據；但不對實際會計數據進行操作。采用大中型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，在大中型企業中應由專職人員擔任。

⑤ 電算審查。負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊。采用大中型計算機和大型會計軟件的單位，可設立此崗位，一般由會計稽核人員兼任。

⑥ 數據分析。負責對計算機內的會計數據進行分析，為單位經營決策提供財務信息。采用大中型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位，一般由會計主管兼任。

⑦ 檔案管理。負責對會計數據備份磁盤或光盤以及打印輸出的賬表等進行整理、歸檔、借用歸還，做好各種會計檔案資料的保管和保密工作。通常由軟件操作員兼任此崗。

⑧ 軟件開發。自行開發會計軟件的單位，應設置此崗，也可與電算維護崗位合并設立，負責本單位會計軟件的開發與設計工作。

2.做好會計電算化人員培訓

面向會計電算化應用人員的培訓可分為初、中、高3個層次。大部分會計人員要通過初級培訓，了解會計軟件的工作原理，掌握計算機和會計核算軟件的基本操作技能，為基層單位開展會計電算化奠定基礎。部分會計人員要通過中級培訓，能夠對計算機系統環境進行一般維護，對會計軟件進行參數設置，以及對會計核算信息進行簡單的分析和利用。少部分會計人員要通過高級培訓，能夠進行會計軟件分析、設計、開發和維護。

（1）會計電算化培訓通常包括以下3種形式。

① 財政部組織開展的初級、中級和高級會計電算化培訓。初級培訓主要學習電子計算機的硬件和軟件基礎知識，掌握文字、報表處理的一般方法及通用會計核算軟件的使用方法。中級培訓、高級培訓主要培訓軟硬件維護人員和數據分析人員。

② 軟件公司提供的會計軟件培訓。凡購買商品化會計軟件，軟件公司一般會對軟件使用者進行培訓。目的是讓操作人員能獨立使用會計軟件。培訓時間可長可短，內容側重于會計軟件的操作使用。

③ 單位自行組織的會計電算化培訓。有條件的大型企業可采用這種培訓方式，通過統一組織培訓解決會計軟件實施中存在的關鍵問題，解決實施過程中比較復雜和多部門之間協作等問題。這種培訓可以彌補前兩種培訓的不足，有針對性地結合會計電算化崗位的職責開展。

（2）從手工處理到計算機處理，是會計工作的一大變革，因而需要會計人員掌握許多新知識，學習許多新內容。根據會計軟件應用的需要，培訓主要包括如下內容。

① 計算機知識，包括計算機系統組成原理、各種硬件設備的使用、操作系統的基本應用及漢字的輸入方法等。

② 會計軟件應用知識，包括系統的安裝、啟動、初始化及各模塊的操作應用。

隨著會計電算化向會計信息化方向的發展，會計人員還必須掌握電子商務、電子政務的相關知識，以適應會計核算和管理的需要。

四、建立系統運行規范

會計電算化不僅改變了會計核算工具、調整了會計崗位設置和提高了會計人員素質，而且對財務管理的流程、內容和質量提出了更高的要求。為了科學地組織和管理會計電算化信息系統，使用者需要建立系統運行規范。從實施會計信息化的單位層面來說，建立系統運行規范主要從以下幾個方面進行。

1.建立崗位責任制

建立會計電算化崗位責任制，要明確每個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查，促進會計工作的程序化和規范化，加強內部的相互牽制，確保資產的安全完整，提高工作效率，充分發揮系統的運行效益。

2.建立會計電算化操作管理制度

（1）操作人員管理。操作人員必須具備上崗的能力或資格。系統開發人員、專職維護人員、檔案管理人員和其他未經授權人員不允許操作會計軟件，杜絕未經授權人員操作會計軟件。

（2）操作權限管理。明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，每個操作員必須嚴格按照系統管理員分配的權限進行操作，不得互通操作權限，明確違章處罰辦法。

（3）操作規程管理。操作員要按照會計軟件的操作步驟和方法進行操作，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，根據單位的實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，如記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容，以便跟蹤記錄和明確操作責任。

3.建立計算機硬件、軟件和數據管理制度

（1）保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生。

（2）確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質存放的數據要雙備份。

（3）對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行版本升級及更換計算機硬件設備等工作，要有一定的審批手續。在軟件修改、版本升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督。

（4）健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性。

（5）健全必要的防治計算機病毒的措施。

4.建立會計電算化檔案管理制度

會計電算化檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據，以及計算機打印出來的書面形式的會計數據。這里，會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據。

（1）會計檔案保管期限。存儲在計算機中的會計數據，是會計電算化情況下新的會計檔案形式。關于會計檔案的保存，其保存期限、歸檔時間、保管期滿銷毀等手續制度，同《會計檔案管理辦法》中規定的相應會計數據（書面形式的會計賬簿、報表）一致。

（2）磁性介質檔案的保存方法。對磁性檔案需要進行定期檢查、定期復制，防止會計檔案因磁性介質損壞而丟失。保管時不僅做好防火、防潮、防蟲蛀、防霉爛、防盜等工作，還需要做好防磁、防塵等工作。對于雙備份的重要會計檔案需要存放在不同的地點，最好分別存放在不同的建筑物內。

（3）磁性介質會計檔案保密措施。磁性介質會計檔案的保管實行權限分割制度，系統操作人員和程序開發人員不得兼任會計檔案保管工作；會計檔案不得隨意堆放、嚴防毀損和散失；會計檔案未經領導同意，不得外借和拿出單位。經領導同意的借閱會計資料，應該履行相應的借閱審批登記手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁性介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查病毒，防止感染病毒。

（4）會計軟件的文檔和程序。不論自行開發的會計軟件，還是購買的商品化會計軟件，軟件的全套文檔和會計軟件程序，視同會計檔案保管。保管期截止于該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。