任務五 熟悉會計電算化信息系統的試運行與轉換

會計電算化信息系統試運行又稱作人機并行，是手工和計算機核算并行以便共同完成會計核算工作和管理工作的過渡階段，是會計軟件正式使用前的測試階段。這個階段不僅是對計算機及會計軟件的考驗，也是對電算化人員分工合理性的檢驗。通過系統試運行，可以提高人員操作軟件的熟練性，實施建立的各種管理制度，規范會計核算工作。

會計電算化信息系統的順利實施一般需要經過系統試運行、申請甩賬和系統正式運行3個階段，只有會計電算化信息系統試運行與手工處理得到一致的會計數據，并且經過甩賬審批單位批復后，才能正式進行會計電算化信息系統的實施。本任務將著重介紹會計電算化信息系統的試運行與轉換的各項工作。

一、確定試運行的起始時間

會計軟件試運行的時間最少為3個月，一般不超過6個月。為了能夠比較全面、準確地測試會計軟件，最好選擇第四季度作為試運行的起始時間，因為會計業務在接近年底時較為全面，數據量比較大，這樣可以測試軟件日常處理數據的最大容量，也可以測試軟件跨年度處理數據的功能，同時，可以減少軟件正式運行時的初始化設置工作量。

二、做好試運行前的各項準備工作

（1）確定會計核算方法。由于同一種經濟業務可能有兩種以上的會計核算方法，需要對經濟業務的核算方法做出規定，如存貨計價方法、固定資產折舊方法、產品成本的核算方法等。

（2）統一賬、證、表的格式。要全面考慮各類會計資料的規范性格式，分清必須修改與必須保留的內容，使重新確認的會計賬、證、表的格式更適于計算機處理。

（3）整理手工會計業務數據。重新核對各類憑證和賬簿，做到賬賬、賬證、賬實相符，整理各類賬戶余額及發生額；清理往來賬戶，整理出未核銷的往來業務，建立客戶檔案與供應商檔案；清理銀行賬戶，手工編制最后一次“銀行存款余額調節表”，查找出未達賬項；整理單位員工的基本工資信息及工資計算的方法，為薪資系統核算工資奠定基礎。

（4）建立會計科目體系。確定系統核算需要的一級科目、中間級科目和明細級科目，確定每一會計科目的性質、類別和賬頁格式，確定哪些科目需要進行往來核算、部門核算、項目核算、現金流量核算、數量核算等輔助核算，確定哪些科目需要登記日記賬、銀行賬，以便進行銀行對賬等。

（5）制定編碼規則。根據收集整理的會計業務數據和會計科目體系，確定會計科目、部門、往來單位、存貨等的編碼規則，明確分級的級數位、每級的位長和具體編碼。

三、明晰試運行的主要工作

會計軟件試運行階段的主要任務是實現計算機核算結果與手工核算結果的一致，建立相應的會計電算化制度，同時向有關部門申請批準計算機代替手工記賬。為完成這一階段的主要任務，需做下列各項工作。

（1）建立核算單位的核算賬套，根據試運行所做的各項準備工作設計好初始化方案，進行系統初始設置，如設置操作人員的角色與權限，建立本單位賬套，設置單位內部部門檔案及職員檔案，設置單位的客戶、供應商及存貨分類情況及其檔案信息，設置開戶銀行信息與結算方式等。

（2）使用會計電算化信息系統完成日常會計核算工作，并檢查和調整各種核算方法及會計科目體系的科學性、完整性，以及已制定的各種方案、工作程序、各項管理制度和會計軟件的完善程度。

（3）這個階段的所有會計業務核算和管理工作仍需要手工完成，為的是檢驗手工核算和軟件處理結果的一致性。

（4）需要定期核對手工核算結果與軟件處理得到的數據，如果兩者核對不一致，應當查明并分析不一致的原因，同時定期寫出試運行情況的書面報告。

四、關注試運行過程中的主要問題

（1）關注各功能模塊測試檢查的重點。總賬處理模塊的測試，著重檢查輸入過程中的錯誤和結賬數據的正確性；固定資產模塊的測試，著重檢查折舊的提取口徑和正確性；材料模塊的測試，著重檢查材料收入或發出后軟件能否按金額與數量分別處理，以及處理是否得當；成本模塊的測試，著重檢查軟件能否順利執行成本核算方案，以及成本還原上能否達到滿意的效果；薪資模塊的測試，著重檢查軟件能否正確計提和分配工資、是否能正確計算個人所得稅等；報表模塊的測試，著重檢查軟件能否正確生成單位所需的各種會計報表；供應鏈各模塊的測試，著重檢查各種原始單據輸入和輸出的正確性、各種記賬憑證生成的正確性及與總賬模塊的數據傳遞關系的穩定性和正確性等。

（2）關注試運行的結果與手工核算的一致性。會計軟件試運行是人機并行，二者核算結果的理想狀態應該是一致的。但并行的結果往往是不一致的，不一致的原因需要分析。如果是由于計算機的核算精度比手工核算高而造成的，如在計算生產成本、銷售成本、稅金、利潤時，數據精度不同就會造成二者結果出現差異，從管理上看這種差異是合法合理的，就可以認為試運行通過。如果是其他不合法不合理的原因造成的差異，那么意味著試運行失敗，需要改進后再進入下一次的試運行。

（3）適時轉移試運行的工作重點。在開始試運行工作之初，一般是以手工核算為主，計算機核算為輔。而隨著試運行階段的時間推移，電算化人員對會計軟件的操作逐漸熟練起來，工作重點應當逐步轉移到計算機核算上來，即以手工核算為輔，而以計算機核算為主，為試運行階段結束后進入會計軟件的正式運行階段做準備。

（4）及時做好試運行數據的備份工作。試運行過程中，難免會出現各類故障而造成系統數據的破壞與丟失，及時做好試運行數據的備份工作將有助于試運行的順利進行。

五、試運行成功，到主管財政部門備案，實施計算機替代手工賬

1.明確計算機替代手工賬的基本條件

（1）使用的會計核算軟件要達到財政部《會計核算軟件基本功能規范》要求，并取得合法使用權。

（2）必須配備與本單位會計電算化工作規劃相適應的計算機機種、機型和系統軟件及有關配套設備。

（3）配備管理、操作、維護計算機及會計核算軟件系統的工作人員，操作人員應持有《會計電算化初級知識培訓合格證書》，管理、維護人員應持有《會計電算化中級知識培訓合格證書》。

（4）采用計算機進行會計核算與手工會計核算并行至少3個月以上，并取得相一致的結果。

（5）根據國家有關法律法規及財政部《內部會計控制規范——基本規范》，結合部門或系統內部控制制度的規定，建立適合本單位特點和要求的內部控制制度，并組織實施。

（6）建立并有效實施崗位責任制、電算化操作管理、計算機軟硬件系統維護管理和會計檔案管理等電算化管理制度。

（7）會計基礎工作達到財政部《會計基礎工作規范》《會計電算化工作規范》的要求。

2.準備好計算機替代手工記賬備案應提交的資料，報送同級財政部門備案，實施計算機替代手工賬

目前，隨著企事業單位會計電算化應用的日益普及，由財政部門對單位計算機替代手工記賬進行審批已不適應會計電算化發展的需要，同時，也為適應轉變政府職能、減少行政審批事項的要求，各級財政部門對企事業單位計算機替代手工記賬實行備案制，財政部門不再進行審批。

向財政部門備案時，一般應準備好如下資料。

（1）計算機替代手工賬備案表。備案表中一般應注明單位名稱、會計機構負責人、單位組織形式、單位詳細地址、會計機構總人數、會計電算化操作人員數；會計軟件名稱、會計軟件版本號、會計軟件開發單位、會計軟件評審部門；硬件配置；開始使用會計軟件時間、計算機替代手工記賬時間、計算機替代手工記賬范圍等。

（2）結合本單位具體情況制定的會計電算化管理制度。主要包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬件軟件系統維護和數據管理制度、會計電算化檔案管理制度等。

（3）各類證書的復印件。如單位稅務登記證（組織機構代碼證）復印件、會計基礎工作規范化證書復印件，會計人員的會計從業資格證書（或會計職稱證書）和會計電算化考試合格證書的復印件。

（4）單位各級會計科目表。包括科目代碼、科目名稱、科目類型、借貸方向。

（5）備案數據同期套打輸出的會計可見性文檔抽樣資料。主要包括連續3個月的現金日記賬和銀行存款日記賬明細賬、總賬；3個月的財務報表；3個月的記賬憑證抽樣等。

單位在完成系統試運行并向主管財政部門備案后，就可以甩掉手工賬，正式實施會計電算化工作了。