任務三 熟悉會計電算化信息系統的總體結構
一、會計電算化信息系統的構成要素
作為管理信息系統的一個子系統，會計電算化信息系統的構成要素包括計算機硬件、軟件、人員和規程。
1.計算機硬件
計算機硬件是系統中所有固定裝置的總稱，它是系統工作的物質基礎。計算機硬件設備一般包括數據輸入設備、數據處理設備、數據存儲設備和數據輸出設備，另外還包括通信設備和機房等。
數據輸入設備是指能夠把會計數據輸入到計算機中的設備。目前常見的有鍵盤、鼠標、光筆、掃描儀及光學閱讀器等。數據處理設備是指按一定的要求對數據進行加工、計算、分類、匯總、存儲、轉換及檢索等處理的設備，這由計算機主機的功能來實現。數據存儲設備是指用于存放數據的設備。目前常見的有磁盤、光盤及驅動設備。數據輸出設備是指從存儲設備中取出數據按一定的方式和格式進行輸出的設備，如顯示器、打印機及繪圖機等。
2.軟件
電算化信息系統的運行不僅需要硬件設備，而且需要一套程序來保證系統運轉，實現系統目標。通常，可把這些程序分為系統軟件和應用軟件。系統軟件主要指操作系統和計算機語言系統。應用軟件通常指系統的使用者組織專門人才依據系統要求研制開發或購買的通用商品化會計軟件，它們一般是按系統中各職能子系統的任務進行設計的。如會計電算化核算系統，一般按工資核算、材料核算、固定資產核算、成本核算、產成品與銷售核算和賬務處理等職能進行研制開發。
3.規程
規程是指保證系統運轉的文檔和規定，主要包括兩大類：一類是政府的法令、條例；另一類是保證系統運轉的各項規定，如會計電算化系統使用說明書、數據準備說明書、機房管理制度和會計內部控制制度等。
4.人員
一般僅指直接從事系統研制、開發、維護和使用的人員，包括系統管理人員、系統維護人員、系統分析與設計人員、系統程序員、操作人員和數據準備人員等。
一個企業組織要建立會計電算化信息系統，必須根據企業自身的特點和要求，綜合考慮購建計算機的硬件、軟件，并培訓相應的會計電算化人員。
二、會計電算化信息系統的功能結構
會計電算化信息系統的功能結構是指會計電算化信息系統由哪些子系統組成，每個子系統完成哪些功能，以及各個子系統的相互關系。
會計電算化信息系統具有 3 種功能（職能）：核算職能、管理職能和決策職能。相應地，按職能可以將會計電算化信息系統劃分為3個子系統：會計核算信息子系統、會計管理信息子系統和會計決策信息子系統，如圖1-1所示。
1.會計核算信息子系統
會計核算信息子系統的主要任務是進行會計核算、反映企業經營活動情況、處理具體經濟業務、代替手工勞動。該子系統一般分為賬務處理系統、工資核算系統、材料核算系統、固定資產核算系統、成本核算系統、銷售核算系統、往來核算系統及報表編制系統。
2.會計管理信息子系統
會計管理信息子系統的主要任務是進行會計管理、監督企業經營活動。該子系統一般分為資金管理系統、成本管理系統和利潤管理系統等。
3.會計決策信息子系統
會計決策信息子系統的主要任務是進行會計決策、參與企業經營管理，輔助支持決策者做出決策。該子系統一般分為量本利分析系統、投資決策系統、質量評估系統等。
三、會計軟件各功能模塊的作用
我們以制造類企業會計軟件各功能模塊為例，將會計核算系統各功能模塊的作用簡要介紹如下。
1.總賬模塊
總賬模塊用于日常賬務處理，從記賬憑證的填制開始，完成憑證的復核、記賬和結賬等業務處理，并對總賬、明細賬、日記賬以及憑證、科目匯總表等賬證進行查詢，提供各種形式的查詢打印功能。
總賬模塊是整個會計電算化信息系統的核心。各業務核算模塊（如工資核算、材料核算等）生成的憑證需要轉入總賬模塊進行登賬；同時，其提供的總賬、明細賬等會計信息是會計報表模塊的數據基礎。
2.薪資模塊
薪資模塊主要用于計算每個職工的應發工資，完成工資的計算、工資費用的匯總與分配、個人所得稅的計算；可以查詢、統計各種工資數據，并自動編制工資費用轉賬憑證到總賬模塊。
3.固定資產模塊
固定資產模塊主要是對各項固定資產進行有效的管理，可以完成固定資產卡片的增加、刪除、查詢、統計與匯總等功能。通過輸入固定資產增減變動或項目內容變動原始憑證，自動登記固定資產明細賬；通過固定資產折舊的計提與分配，產生折舊計提與分配明細表、固定資產增減變動表等報表，在期末編制固定資產增減變動和折舊費用分配憑證并自動傳遞到總賬模塊。
4.材料模塊
材料模塊主要對材料的收、發、結存等進行有效的管理。通過輸入材料的收發料單等原始憑證，核算材料的增減變動與結存情況，及時輸出有關數據，滿足日常管理的需要。
5.成本核算模塊
成本核算模塊是根據企業成本核算的要求，通過對成本對象的定義，選擇成本核算和各種費用的分配方法，對從其他模塊傳遞過來或人工輸入的材料、人工、燃料、動力等數據進行匯總、計算、分配，自動編制成本轉賬憑證傳遞到總賬模塊，并能輸出各類成本核算報表和成本明細賬。
6.應收模塊
應收模塊主要完成對各項應收款項的登記、核銷及對應收款項進行統計、分析工作，幫助會計人員對應收款項進行有效的管理。
7.應付模塊
應付模塊主要完成對各項應付款項的登記、核銷及對應付款項進行統計、分析工作，幫助會計人員對應付款項進行有效的管理。
8.會計報表模塊
會計報表模塊主要根據總賬模塊提供的數據，包括各類賬戶的余額和本期發生額，按照統一規定的會計報表格式的要求，定義會計報表結構文件和會計報表數據文件，生成會計報表文件，并打印輸出會計報表。
9.供應鏈核算模塊
供應鏈核算模塊主要包括采購子模塊、銷售子模塊、存貨核算子模塊、庫存管理子模塊、售前分析子模塊、合同管理子模塊等。其中，采購子模塊主要是對采購計劃、采購訂單、采購到貨、采購入庫進行核算與管理。銷售子模塊主要是以企業銷售業務為主線，對銷售報價、銷售訂單、銷售發貨、銷售開票等進行核算與管理。存貨核算子模塊主要是核算企業存貨的出入庫及結余成本，為企業進行存貨核算與管理提供基礎數據，通過存貨分析，有效降低庫存量，加速資金周轉。供應鏈核算子模塊期末生成憑證傳遞到總賬模塊。