任務(wù)二 理解會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次革命，與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，不僅僅是處理工具的變化，在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理流程、處理方式、內(nèi)部控制方式及組織機(jī)構(gòu)等方面都與手工處理有許多不同之處，它的產(chǎn)生將對(duì)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)產(chǎn)生重大的影響，對(duì)于提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量、促進(jìn)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變、提高經(jīng)濟(jì)效益和加強(qiáng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)宏觀管理，都有十分重要的作用。

1.減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率

在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理全部或主要是靠人工操作。因此，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的效率低、錯(cuò)誤多、工作量大。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，只要把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按規(guī)定的格式要求輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)便自動(dòng)、高速、準(zhǔn)確地完成數(shù)據(jù)的校驗(yàn)、加工、傳遞、存儲(chǔ)、檢索和輸出工作。這樣，不僅可以把廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的記賬、算賬、報(bào)賬工作中解脫出來(lái)，而且大大提高了會(huì)計(jì)工作的效率，使會(huì)計(jì)信息的提供更加及時(shí)。

2.全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地提供會(huì)計(jì)信息

在手工操作情況下，企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作無(wú)論在信息的系統(tǒng)性、及時(shí)性還是準(zhǔn)確性方面都難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)管理的需要。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，大量的會(huì)計(jì)信息可以及時(shí)、準(zhǔn)確地輸出，即可以根據(jù)管理需要，按年、季、月提供豐富的核算信息和分析信息，按日、時(shí)、分提供實(shí)時(shí)核算信息和分析信息。隨著企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的建立，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以迅速傳遞到企業(yè)的任何管理部門，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)者能及時(shí)掌握企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新情況和存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)措施。

3.提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，原有會(huì)計(jì)人員一方面有更多時(shí)間學(xué)習(xí)各種經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，參與企業(yè)管理，另一方面，還可以通過(guò)學(xué)習(xí)掌握電子計(jì)算機(jī)有關(guān)知識(shí)，使得知識(shí)結(jié)構(gòu)得以更新，素質(zhì)不斷提高。另外，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，在很大程度上促進(jìn)了手工操作中不規(guī)范、易出錯(cuò)、易疏漏等問(wèn)題的解決，因此，會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化的過(guò)程，也是促進(jìn)會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的過(guò)程。

4.促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變

會(huì)計(jì)若要真正發(fā)揮其管理、預(yù)測(cè)、決策以及控制功能，不僅需要豐富的內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息，而且還需要豐富的外部信息，如世界經(jīng)濟(jì)信息、國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策信息、實(shí)時(shí)金融信息、市場(chǎng)銷售信息、物價(jià)變動(dòng)信息、企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息等。隨著全球以國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)為中心的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)作為世界信息高速公路的基本框架，已成為連接未來(lái)信息化社會(huì)的橋梁，信息的使用者從地球的任何一個(gè)地方只需幾秒即可以將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的信息傳遞到另一個(gè)地方，又可以從不同的地方獲取所需的會(huì)計(jì)信息和其他信息。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了海內(nèi)外數(shù)據(jù)的共享和信息的快速傳遞，這恰恰能夠滿足部門管理、企業(yè)管理、行業(yè)管理、跨國(guó)公司管理對(duì)信息的需要。這將為財(cái)務(wù)管理人員、會(huì)計(jì)管理與分析人員、企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)利用企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)信息和外部信息進(jìn)行管理、分析、預(yù)測(cè)和決策提供良好的機(jī)遇。

5.促進(jìn)會(huì)計(jì)理論和技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)會(huì)計(jì)管理制度的改革

電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的應(yīng)用，不僅是核算工具的變革，而且也必然會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容、方法、程序、對(duì)象等會(huì)計(jì)理論和技術(shù)產(chǎn)生影響，如由于會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，進(jìn)而會(huì)計(jì)憑證的產(chǎn)生方式和存儲(chǔ)方式的變化導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證概念的變更；由于賬簿存儲(chǔ)方式和處理方式的變化導(dǎo)致賬簿的概念與分類的變化；由于內(nèi)部控制和審計(jì)線索的變化導(dǎo)致審計(jì)程序的變更等，從而推進(jìn)會(huì)計(jì)理論的研究和發(fā)展。

6.推動(dòng)企業(yè)管理現(xiàn)代化

在現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)不僅需要提高生產(chǎn)技術(shù)水平，而且還需要實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)在國(guó)內(nèi)外的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理工作的重要部分。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)計(jì)信息約占企業(yè)管理信息的60%～70%，而且多是綜合性的指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，就為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定重要基礎(chǔ)，就可以帶動(dòng)或加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

二、會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)的比較

1.相同點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)在本質(zhì)上都屬于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，它們具有一些共同的特征。

（1）目標(biāo)一致。兩者都對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄和核算，最終目標(biāo)都是為了加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理，提供會(huì)計(jì)信息，參與經(jīng)營(yíng)決策，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（2）采用的基本會(huì)計(jì)理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會(huì)計(jì)理論和方法，都采用復(fù)式記賬原理。

（3）都要遵守會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)制度，以及國(guó)家的各項(xiàng)財(cái)經(jīng)法規(guī)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)法規(guī)，從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

（4）系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個(gè)信息要達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo)，都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這5項(xiàng)功能。

（5）都要保存會(huì)計(jì)檔案。作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸出，會(huì)計(jì)信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

（6）編制會(huì)計(jì)報(bào)表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會(huì)計(jì)報(bào)表，并且都必須按國(guó)家要求編制企業(yè)外部報(bào)表。

2.不同點(diǎn)

（1）使用的工具不同。手工會(huì)計(jì)使用的工具是算盤、紙張、賬本、電子計(jì)算器等。會(huì)計(jì)電算化使用的工具是電子計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件，整個(gè)數(shù)據(jù)處理過(guò)程基本上都由計(jì)算機(jī)來(lái)完成。

（2）信息載體不同。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)所有的信息都以紙張為載體，占用的空間大，保管起來(lái)不容易，查找也困難。而會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)除了必要的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表外，一般都用光盤、磁盤等作為信息載體，占用空間小，保管容易，查找也方便。

（3）賬簿外表形式不同。在手工情況下，賬簿按用途可以分為日記賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種；賬簿按照外表形式可以分為訂本式賬簿、活頁(yè)式賬簿和卡片式賬簿?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式，總賬一般也采用訂本式，明細(xì)賬采用活頁(yè)式，固定資產(chǎn)采用卡片式等。在電算化情況下，賬簿的外表形式只有一種活頁(yè)式。那么怎樣防止賬頁(yè)的散失或被不正當(dāng)?shù)爻閾Q呢？在上海市的會(huì)計(jì)電算化軟件評(píng)審辦法中規(guī)定：“系統(tǒng)輸出的現(xiàn)金、銀行日記賬必須由機(jī)器連續(xù)打印編號(hào)”，這在一定程度上可以保證賬頁(yè)的連續(xù)性。另外，在手工會(huì)計(jì)中設(shè)置明細(xì)賬，按明細(xì)分類賬戶進(jìn)行分戶登記，是為了可以分賬戶查詢憑證。在會(huì)計(jì)電算化中明細(xì)賬已無(wú)意義，可以取消。根據(jù)財(cái)政部文件，明細(xì)賬可以一年輸出一次，僅為了存檔。

（4）錯(cuò)賬更正方法不同。手工會(huì)計(jì)情況下的錯(cuò)誤根據(jù)不同的情況有3種更正方法：劃線更正法、紅字沖銷法、藍(lán)字補(bǔ)充法。在會(huì)計(jì)電算化中，劃線更正法已經(jīng)無(wú)法使用。根據(jù)財(cái)政部文件的規(guī)定，已經(jīng)輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的憑證資料在登記前必須審核，如果審核發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改；如果審核通過(guò)了或者已經(jīng)記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，則不能對(duì)憑證直接修改，只能采用類似紅字沖銷方法將錯(cuò)誤的憑證沖銷掉，然后再補(bǔ)充正確的憑證。計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生的中間結(jié)果或者最后結(jié)果，是無(wú)權(quán)進(jìn)行人工修改或直接填列的。

（5）賬務(wù)處理程序不同。在手工會(huì)計(jì)中，由于各個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)量大小不同，也就是說(shuō)，憑證的數(shù)量不同，導(dǎo)致產(chǎn)生了各種不同的會(huì)計(jì)核算程序，如記賬憑證賬務(wù)處理程序、科目匯總表賬務(wù)處理程序、日記總賬賬務(wù)處理程序、匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序等。但是，由于業(yè)務(wù)量的大小對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)基本上沒有影響，所以在會(huì)計(jì)電算化中完全可以選用任意一種賬務(wù)處理程序就可滿足各個(gè)企業(yè)的需要。

（6）會(huì)計(jì)工作組織體制和人員不同。手工會(huì)計(jì)部門一般分為若干會(huì)計(jì)工作崗位，如工資、材料、固定資產(chǎn)、成本等崗位，以進(jìn)行專門的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算，設(shè)有專人負(fù)責(zé)記賬、編制報(bào)表等工作。在會(huì)計(jì)電算化情況下，會(huì)計(jì)工作崗位的劃分發(fā)生了很大的變化，專門的業(yè)務(wù)核算工作都由計(jì)算機(jī)來(lái)替代，只設(shè)置了數(shù)據(jù)錄入、審核、維護(hù)等崗位。在人員構(gòu)成上，手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中均是會(huì)計(jì)專業(yè)人員。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的人員將由會(huì)計(jì)專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員或兩者都懂的復(fù)合型人才構(gòu)成。

（7）內(nèi)部控制方式不同。手工會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制依據(jù)會(huì)計(jì)流程進(jìn)行嚴(yán)密的控制，如賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬物核對(duì)等控制方式。而在會(huì)計(jì)電算化中這些方式都已不存在，代之以更加嚴(yán)密的輸入控制、權(quán)限控制、時(shí)序控制等。