2.3 職位體系設計四步走
職位體系是人力資源管理的基礎，建立完善、合理、有序的職位體系，才能有效地開展人力資源的各項管理工作。職位體系對職位具有的知識、經驗、素質、技能等任職資格進行具體描述和界定，是企業招聘、選拔人才的基本依據。職位體系描述職位的工作內容、職責，是員工開展工作的依據，也有助于組織（企業）設置合理的績效考核目標，進而實行有效的績效考核。另外，只有建立完善的職位體系才可以評估職位在組織中的相對價值，才能根據崗位價值制定合理的薪酬。所以，進行職位體系的設計，就是優化整個人力資源的工作，為各個工作流程的改善打好基礎。
一般來說職位體系設計需要經過四個階段，我們一起來看看。
首先是明確組織架構的設計任務和原則。
組織架構設計的任務是設計出清晰的組織層級結構，規劃和確定組織架構中各部門的職能和權限，保障組織目標與任務的實現。基本原則包括精簡高效原則、責權對等原則、市場導向原則、管理明確原則等。比如說樂樂曾經遇到過一家企業，它的人員結構主要都是專業技術類人員，為了給大家設計職業晉升發展通道，在一個十人不到的部門里，出現了各種管理職位，從初級經理一直到高級經理。管理崗位這么多，下面的員工就不知道具體事情應該向哪個層級的經理匯報了，似乎哪一個都可以，同時也造成了經理們不知道如何實施自己的管理權限。后來鑒于是專業類的團隊，更重視專業技術的提升，所以在設計上將一些經理職位調整為專家崗位（不涉及人員管理），這樣既有職業發展的通道，又有明確的管理權限，一舉兩得。
其次需要優化組織架構的設計。
組織架構的設計需要綜合考慮外部環境、公司發展戰略、業務模式與流程等方面。由于組織所處的市場環境在不斷地變化，在激烈的市場環境里，組織的架構應該盡量扁平化。組織架構的類型也需要考慮組織的業務模式和業務流程。雖然很多時候會選擇職能型組織，但隨著業務的發展，用業務流程的思維設計符合公司發展的組織架構也是很有意義的。樂樂曾經還遇到過一個產品設計部門，這個部門有設計組、運營組、產品組等。在架構回顧的時候，業務部門提出想把運營組拆分為內部運營組和外部運營組，原因是覺得這樣可以給大家更多晉升發展的機會。樂樂在和業務部門溝通的時候強調，其實這兩個組在工作方面有很多交叉的地方，如果分開，那么在管理上會多一次溝通，而且工作起來人員調配也不方便，不如放在一個組中，這樣在工作分配時可以側重對內或者對外，定期再進行輪換。即使在同一個組里也同樣有晉升發展的機會。
第三，還需要界定部門職能和職位。
部門職能要根據專業化分工原則，將組織總的職能分解落實到各個部門，可以通過流程梳理和工作分析來完成。通過梳理流程，可以將組織流程的任務分解落實到各個部門，再通過工作分析，可以進一步的補充。職位序列可以分為管理序列、技術序列、職能序列、市場序列、操作序列等。在職位序列劃分的時候，可以把握一下。比如對于專業相似、能力要求相似、職責相似、有共同的職業發展目標的職位可以合并在一個職位序列里，以便于管理和優化。
最后是關于職位說明書的編寫。
職位說明書是對職位內涵及外延的描述。對職位名稱、職位歸屬、職位職責、任職資格、職位關聯關系進行詳細的說明。這樣可以讓相關人員清楚自己從事的工作需要做什么、應該做什么、工作績效的評估標準是什么，等等。
要編制好崗位說明書，首先需要確定好部門組織架構，有清晰的組織層級關系、清晰的匯報關系、明確的崗位名稱。同時需要對部門職責進行三級分解。
一級關鍵職責：一句話概括部門設置的目的。
二級關鍵職責：一句話概括下級職責，參考格式為：影響范圍+設置目的。
三級關鍵職責：列舉每個下級單位的關鍵任務，3～5項為宜。
對于崗位職責也需要進行分解：
將部門職責分解到崗位，每個崗位在每項部門職責中，通常有四種基本角色：
1、提議：為某項目或任務提供建議或者擬方案。
2、決策：具備審核批準或否決的權力。
3、實施：啟動、參與并跟蹤某個項目或任務的順利完成并對該項目或任務的結果負責。
4、監督：在項目實施或任務執行過程中，給予質量、時間等方面的監控，并提供反饋。
可以參照以下的內容對崗位職責進行描述：
描述崗位設置目的：
簡單準確地說明該崗位存在的意義及它對公司成功的獨特貢獻。基本的結構是：根據…／由于…，做…，以達到…目的。
描述崗位關鍵職責：
崗位關鍵職責來自于部門職責分解，每一崗位應不超過6項職責，3～4項最優基本結構：以行動為導向，說明方式、地點、原因／目的及周期。
崗位職責一般包括四種基本角色：
填寫關鍵績效指標。
是否明確、具體，并足以明確說明符合期望，需要完成哪些具體任務或行動，實際結果是什么。是否可以用成本、數量、質量或時限來準確衡量。是否可以定量（例如日期、數量、規模），是否可以定性（正式批準、滿意度等）。
填寫任職資格
崗位說明書填寫也需要注意以下的問題。
1、對崗不對人。與現在職者的實際情況無關。
2、應該全面、準確、簡潔，符合實際情況，避免夸大或縮小的描述。
3、應該看崗位的要求是什么，而不僅僅是對現有工作內容的描述。
4、應該盡量避免使用各個崗位都適用的詞語。
5、避免使用某些專有名詞。
6、應該避免簡稱及縮寫。
7、職位關鍵職責描述應該具體和明確。
比如說人力資源業務協同經理這個崗位設置的目的，“根據公司人力資源的各項政策，協助人力資源總監在所協同部門設計并組織實施各項人力資源工作，為公司的業務發展提供全面的人力資源支持”。
關鍵職責可以包括：
1、根據公司的業務發展戰略，深入了解協同業務與人員的發展狀況，全方位提供專業性建議方案并推動實施。
2、負責公司人力資源相關政策、制度、體系、重點項目在業務部門的落地和推動執行，并針對執行結果進行有效反饋，確保人力資源運作的有效性。
崗位名稱也需要規范：
崗位稱謂由崗位關鍵職責+崗位職銜構成
1、簡潔，崗位關鍵職責最好控制在8字以內。
2、崗位職銜避免前置。
3、部門名稱不能重復出現在崗位稱謂中。
4、崗位稱謂嚴格遵循同一崗位，同一稱謂原則。
職位體系的設計是一個系統工程，必須建立在對組織所在的行業、組織發展階段、戰略、業務模式流程等情況都充分了解的基礎上，找到符合實際的組織模式，同時在實施的過程中還需要不斷地動態調整和優化，從而設計出適合組織發展的職位體系。